Beim E-Mail-Marketing auf der sicheren Seite

Der 31.8.2012 war der Stichtag für alle Unternehmen, die Kundendaten werblich nutzen. An diesem Tag lief die Übergangsfrist aus, die bei der Änderung des Bundesdatenschutzgesetzes für alte Datenbestände eingeführt wurde. Was gilt es nun zu beachten?

Bekannt ist, dass für die Speicherung der Kundendaten zur werblichen Nutzung per Post, Fax, Telefon und E-Mail vorher die schriftliche Genehmigung des Empfängers eingeholt werden muss. Diese Regelung gibt es seit dem 1.9.2009 und ist weitestgehend umgesetzt. Darüber hinaus müssen werbende Unternehmen nachweisen können, woher die erhobenen Daten stammen und wie sie erhoben wurden, und auch die Einverständniserklärung des einzelnen Empfänger müssen die Unternehmen gegebenenfalls vorlegen können.

Im E-Mail-Marketing hat sich als Genehmigung das Double-Opt-In-Verfahren bewährt, weil mit seiner Hilfe sichergestellt werden kann, dass der Empfänger der Speicherung zustimmt.

Es gibt einige Punkte zu beachten, wenn man speziell beim E-Mail-Marketing einen wasserdichten Datenbestand aufbauen möchte:

1. Die Einwilligung zur Speicherung der Kundendaten darf nicht Bestandteil der AGB sein. Das ist unter dem Begriff Kopplungsverbot bekannt.
2. Die Checkbox zur Einwilligung darf nicht vorausgewählt und kein Pflichtfeld sein.
3. Der Einwilligungstext muss klar und deutlich formuliert sein.
4. Der Inhalt der Einwilligung muss später noch einsehbar sein.
5. Die Einwilligung muss jederzeit widerrufbar sein.

Was für neu erhobene Daten gilt, ist nun auch für den Altdatenbestand verbindlich. Für alle vor dem 2009 erhobene Daten gelten seit dem 1.9.2012 die selben Regeln. Das bedeutet, dass ältere Kundendaten ohne entsprechende Einverständniserklärungen nicht mehr benutzt werden dürfen.

Weiterhin gilt es zu beachten, dass für alte Kundendaten, für die zwar Einwilligungen vorliegen, die aber nie entsprechend genutzt worden sind, diese Einwilligungen verfallen. Eine Einwilligung wird, im Grunde genommen, durch den Gebrauch respektive durch die Kommunikation immer wieder aufgefrischt. Durch einen Nichtgebrauch der Kundendaten verfällt auch sie.

Eine genau bezifferte Verfallszeit für solche Einwilligungen gibt es nicht. Gerichte haben in einigen Urteilen diese aber zwischen 1,5 Jahren bis 2 Jahren festgelegt.

Jedes Unternehmen, das Newsletter oder Werbe-E-Mails verschickt, muss darauf achten, ob es von jedem Empfänger die entsprechende Einwilligung hat, sie gegebenenfalls auch vorlegen kann und ob sie nicht durch den Nichtgebrauch schon verfallen ist. Dies gilt seit dem 1.9.2012 auch für den Altdatenbestand.

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